Cum să țină o evidență a contractelor, probleme de abonați revista „secretarul și referință
Cum să țină evidența contractelor și a acordurilor adiționale la acestea? Mai ales în cazul în care contractul este de un an, precum și acordurile adiționale - pentru următorii ani. Care sunt regulile de livrare a acestor documente la arhiva?
Dacă păstrezi contracte de mână, singura modalitate de a tine cont - este păstrarea celor două forme de înregistrare și de înregistrare (două reviste și două fișete): unul - pentru contul (înregistrare) din tratat, celălalt - pentru contracte adiționale la contracte.
În registrul acordurilor suplimentare care urmează să fie contelui «№ și data contractului“, pentru a putea, prin formularele de înregistrare și de înregistrare pentru a lega acordul adițional la contract.
Expert parts informații importante despre raportul de cheltuieli în materialul link.
Este mult mai ușor să țină evidențe contracte (înregistrare) și acorduri suplimentare pentru a le într-un mod automat. Dacă nu puteți utiliza acest software special, puteți face propriul e-zine, de exemplu, în Excel. În acest caz, în revista electronică poate ține o evidență a contractelor cât și acorduri suplimentare. Sub linia, care a inclus informații privind contractul în cazul în care primul acord suplimentar va trebui să inserați o nouă linie, și să furnizeze informații cu privire la acordul. Aici este un fragment de exemplu de înregistrare și de contabilitate a contractelor de muncă de revistă și acordurile privind schimbările de contracte de muncă, care se menține în format electronic:
Data contractului de muncă
La finalizarea (performanța sau rezilierea) contractului, aveți posibilitatea să taie toate liniile de jurnal electronic referitoare la contractul și a trece la secțiunea de contracte finalizate, care poate fi la începutul revistei, sau, dimpotrivă, la sfârșitul revistei. În plus, informațiile cu privire la contractele încheiate pot fi identificate printr-o culoare.
Dacă vorbim despre regulile acordurilor de transfer din dosar, atunci trebuie să știți despre orice contracte în cauză ca fiind contracte civile pentru cea mai mare parte au o perioadă de depozitare de 5 ani (după executarea contractului), iar arhiva avem, după cum știți, sunt transmise numai documente care au termen de valabilitate de peste 10 ani. Din aceasta rezultă că majoritatea acordurilor civile-juridice (vânzare și cumpărare de contracte, comisioane, livrare, etc ..) la arhiva nu va cădea, acestea sunt stocate în diviziunile structurale ale organizației și, după o perioadă de stocare alocat distrugerii.
Chiar dacă organizația dumneavoastră este în arhivele Organizației vor fi depuse documentele care au termen de valabilitate de până la 10 ani (acest lucru poate fi, mai ales într-o organizație comercială, în cazul în care volume mari de registre contabile contractuale și primare și înregistrări), într-o arhivă astfel de documente transmise în conformitate cu nomenclatura afacerilor în forma în care au fost formate în hârtiile.
Dacă este vorba despre contracte de muncă, acestea au un termen de valabilitate de 75 de ani, APE, astfel încât trebuie să fie păstrate în arhivă.
contracte de muncă sau incluse în fișiere personale (în cazul în care organizația condusă de lucrători afaceri personale), care au, de asemenea, o perioadă de valabilitate de 75 de ani, EPA, sau format ca o afacere separată contracte de muncă cu angajații. " Contractele de muncă a lucrătorilor concediați sunt eliminate din cazul și pentru a muta în materie, „contracte de muncă concediați lucrători“, care este generat anual în biroul de personal și este o arhivă a documentației personalului.
Dacă organizația dvs. are propria arhivă, completat de cazuri în arhiva organizației indicat să se transfere imediat după sfârșitul anului calendaristic în care au fost formate din cazuri, nu mai devreme de un an și nu mai târziu de trei ani, deoarece în această perioadă, care probabil se referă la documente. Cazurile care au termen de valabilitate de peste 10 ani, transferat la arhivele afacerilor stocuri. Inventarul întocmit separat: cazul depozitării permanente, temporare de afaceri (peste 10 ani) de stocare, în plus față de personal, precum și cu privire la caz asupra personalului.