Cum de a organiza un eveniment de succes

Nișă eveniment-agenție de Pencil Group este specializata in organizarea de evenimente în domeniul mass-media, cum ar fi „ascuțitoare“. «EpicMedia», jurnalism «3D.“ Scopul său principal - dezvoltarea comunității media din România. Aleksandra Korneva, director de dezvoltare Pencil Group, ne-a spus cum să organizeze un eveniment de succes, ce să caute și cum, și care mai bine să invite.

Aleksandra Korneva,
Director de Dezvoltare Pencil Group

misiune de identificare

„Pentru a organiza eveniment important, mai întâi trebuie să înțeleagă - de ce o faci. Răspundeți la întrebarea: care este misiunea și va fi după cel puțin pe cineva mai luminos și mai bine să trăiască? De exemplu, acum am lansat un nou curs de Constantin Bocharsky - fondator Preesfeed.ru - «Business si media:. PR în practică“ pentru că au dat seama că proprietarii de afaceri și PR-experți nu înțeleg cum de a crea infopovody sau cum și ce să comunice reporteri. Și putem dormi liniștit, știind că cel puțin 60 de persoane, după acest curs va lucra mai eficient.

Pentru un eveniment de succes cu siguranta trebuie sa stie publicul tinta. Trebuie să înțeleagă exact cine sunt, ce fac, de ce au venit la evenimentul dvs. și, mai important, că ei vor primi de ieșire.

Locul de amplasare și de timp

Mai întâi trebuie să selectați data și site-ul. Desigur, totul depinde de ceea ce evenimentul tău. În primul rând, trebuie să analizeze piața și de a afla ce activitățile concurente ar putea avea loc în același timp. De exemplu, dacă organizați o săptămână de moda, trebuie să fie diferită de săptămâni de moda din New York sau Milano. În acest caz, veți împărți publicul țintă cu un eveniment concurente foarte faimos. Mulți participanți vor ajunge să nu până la tine, mulți vorbitori și invitați refuză să participe. Suport media va fi, de asemenea, mult mai dificil de obținut, deoarece toate preferă să scrie despre săptămâna modei de la Londra decât la Moscova sau București.

Trebuie să selectați corect data și ora, dar, de asemenea, depinde de dimensiunea evenimentului. De exemplu, în cazul în care acesta este un forum, iar participanții provin de la companii, apoi se potrivesc de rutină. În cazul în care evenimentul este distractiv, atunci ieșirea va apropia mai mult.

Există mai multe criterii pentru a decide de a alege o locație pentru eveniment. Este important ca site-ul este situat în apropiere de centru și întotdeauna aproape de metrou. Un alt eveniment - un eveniment specific, cum ar fi un eveniment doar pentru zona dvs. sau arta de stradă într-o fabrică abandonată. În acest caz, centrul - nu dimensiunea. Dar trebuie să ia în considerare opțiunile pentru modul în care oamenii vor ajunge la tine.

Acordăm, de asemenea, atenție la atmosfera de la site-ul. Pentru noi este important ca acest loc și care merge acolo. Există încă un punct foarte important, și, uneori decisiv - o componentă monetară. Selectăm zona corespunzătoare în cazul în care oamenii să înțeleagă ce înseamnă să se răcească proiect, și cât de mare, dacă el le va lua. Dacă aveți un eveniment de plătit, atunci cel mai probabil, va trebui să plătească chiria, în cazul în care liber, atunci putem cădea de acord asupra unor alte condiții. Site-ul, de obicei, interesate de PR și genul de persoane pe care le atrage să-i după evenimentul. Deci, înainte de a negocia, aveți nevoie pentru a înțelege exact modul în care publicul tinta poate fi un potențial site-ul clienților.

Sponsori și INFOPARTNERS

Caută sponsori - unul dintre momentele cele mai scrupulosi. Ele sunt importante și necesare. În primul rând, aveți nevoie pentru a înțelege publicul țintă și să fie capabil să-l vândă. Odată ce ați înțeles cine sunt, puteți alege o companie care ar fi interesat să vă susțină. După aceea, lucrările despre construirea unor relații. Desigur, cel mai bine este dacă aveți un contact „cald“, cu compania, asa ca uite pentru prieteni sau cunoștințe care lucrează acolo. În cazul în care contactul „cald“ nu este pornit, „la rece“ solicită prea eficient. Principalul lucru este de a face o programare și să-i spun și de a vinde produsul. Sponsorii trebuie să convină în prealabil. Încercați întotdeauna să lucreze numai cu cele mai puternice branduri, ca în acest fel vei avansa si compania ta.

Următorul lucru pe care trebuie să decidă - cine va vorbi și prezent. Fiecare organizator trebuie să aibă mai multe liste de participanți. Acestea pot fi împărțite ca: formatori de opinie, experți, mass-media și participanții înșiși.

Experți - acest lucru este de multe ori nu oameni mass-media, dar bine-cunoscut în cercurile înguste. Acestea sunt - profesioniști în domeniul lor. Noi întotdeauna invitam doar cele mai remarcabile, ca de la ceea ce va spune experților, totul depinde de eveniment.

În ceea ce privește mass-media, fiecare organizator ar trebui să fie o listă de contacte cu jurnaliștii relevante (radio, TV, print și online). Organizatorii au nevoie pentru a crea un formular de înregistrare competentă, în care se va înregistra exact jurnaliștilor atunci când va anuntul, comunicat de presă, după eliberare, și cât de mulți oameni vor vedea aceste materiale. Și concentrându-se pe aceste date pot acredita aceste sau a altor jurnaliști.

înregistrarea participanților

Dacă aveți un eveniment plătite, Timepad ia un comision, dar este una dintre cele mai mici comisioane, care sunt generale. În schimb, acestea oferă documente pentru întreprinderi, și mai mult de 50 de metode de plată. Cei de la echipele Timepad sunt întotdeauna foarte receptiv și dispus să ajute. Ele sunt în mod constant vin cu noi piese convenabile si interesante.

Fără o echipă bine cu potrivire nu poate organiza nici un eveniment. Aici trebuie să ținem cont de echipamentele de înaltă calitate și echipa de încredere de organizatori.

Lucrul cu voluntari este una dintre cele mai dificile, pentru că de multe ori nu există nici o componentă de numerar, ci numai evenimentele de conectare și voluntari emoționale. Prin urmare, o astfel de fluctuație mare de voluntari. Noi recruta 70 de persoane, realizând că evenimentul va fi de aproximativ 40. Din păcate, voluntarii nu sunt întotdeauna de încredere, ei nu simt responsabilitatea și în ultimul moment nu poate veni sau de a face ceva. Pentru toți voluntarii a fost bine să lucreze cu ei, deoarece acestea sunt - o parte din echipa ta. Ar trebui să existe sarcini clare: trebuie să știi când și ce vor face. Imediat avertizează că pot exista forță majoră.

evenimentul

Pentru a reduce numărul de „surprize“ necesare cât mai curând posibil, face instalarea și testa totul. Noi întotdeauna să întocmească o listă de verificare, precum și pierderea rolului fiecărui oaspete. De exemplu, - participantul. Tu du-te la site-ul. Știi unde există o înregistrare ca trece în cazul în dulap, hol, WC, camara si sala de mese, unde puteți găsi informații suplimentare și așa mai departe. Încercați să meargă complet tot traseul de partid.

evaluarea eficienței

Mai întâi de toate - este feedback-ul de la participanți. Începem întotdeauna competiția pentru revizuirea cel mai obiectiv. Este important să se audă ce cred membrii noștri pe care ți-a plăcut și ce nu este. Este important să știu tot ce data viitoare face mai bine. De obicei, oamenii scriu despre program, difuzoare, zona, partea tehnică și despre atmosfera în general. Aici suntem, desigur, important conținut de evaluare: cat de mult oamenii plăcut vorbitori și ceea ce au spus.

O măsură a succesului evenimentului este cât de mulți oameni vin și cine sunt acești oameni. În cazul în care acestea sunt de la „partid“ de publicul țintă, atunci e grozav. De asemenea, evaluăm separat, cât de mulți profesioniști din industrie au venit la evenimentul nostru, precum și cât de mult este lăsat difuzoarelor noastre pentru a asculta colegii lor. În mod firesc, ne ține evidența a tot ceea ce este scris despre noi de hashtag. De asemenea, încercăm să țină evidența diferitelor povești după evenimentele noastre. Avem un număr foarte mare de povești despre modul în care, după cursurile noastre „ascuțitoare“ concediat toți editorii și colectate din nou și apoi să devină lideri în nișe lor. Am scris despre modul de a găsi un loc de muncă sau de parteneri de afaceri, și, uneori, iubire. "

Vkontakte Facebook Google+