10 sfaturi pentru un eveniment de succes

Pe punctele cheie pe care trebuie acordată atenție la organizatorul evenimentului, a declarat Irina Prokofiev, director operațional al UE și programul Parteneriatului Estic „cultură și creativitate.“

Când mă pregăteam primul meu eveniment, mi sa spus despre o regulă de amuzant „Duck Face» (Duck Face Rule). Acest lucru înseamnă că trebuie să fii exterior calm și liniștit. De fapt, sunt în mod activ canotaj picioare sub apă pentru a rămâne pe linia de plutire, dar nimeni nu ar trebui să știe despre asta. Până în prezent, cred că e cea mai valoroasă regulă.

organizarea de evenimente - nu este o sarcină ușoară, dar eu pot identifica 10 puncte cheie care trebuie remarcat faptul că totul a mers bine.

1. Definiți scopul și formatul.

Pare evident, dar această problemă trebuie abordată în mod critic. Precizați scopul cel mai specific, pe care doriți să transmită cunoștințele participanților, să-i mulțumesc partenerilor, pentru a strange bani pentru un proiect sau pentru a oferi oaspeților o plăcere estetică? Răspunsul va depinde de formatul evenimentului: conceptul, calendarul, și durata, rolul echipei, decorarea sala, produse alimentare și sunet.

Încearcă să nu te închis pe formate tradiționale. Observați „(ne) conferința“ format „pechakucha“, a -formate TED, mic dejun tematice, evenimente on-line, evenimente în aer liber. Principalul lucru este că formatul a contribuit la obiectivul evenimentului.

atenție 2. Plata la planificare.

3. Asigurați-un buget, luând în considerare situațiile neprevăzute.

Uită-te la lista obiectivelor lor și să le reflecte în buget. De asemenea, este în valoare de gândire cu privire la rezerva în caz de urgență. De exemplu, în experiența mea a fost cazul când ziua de evenimente în aer liber dintr-o dată a început să plouă. A trebuit să se schimbe rapid locația și toate echipamentele de transport și mobilier. O astfel de situație este mai bine să se gândească în prealabil și să se pregătească pentru ea punct de vedere financiar.

Alternativ, puteți utiliza acest șablon buget, și îl puteți adapta sau a veni cu propria valoare.

Încercați să surprindă oamenii și pentru a crea un wow-efect, să depășească așteptările lor în lucrurile cele mai obișnuite. Aceasta este ceea ce creează atmosfera evenimentului.

Verificați întotdeauna locația în persoană la etapa de alegerea sa. În momentul cel mai neașteptat, s-ar putea găsi că în camera de aer condiționat nu funcționează, nu există nici o toaletă pentru persoanele cu nevoi speciale sau lățimea deschiderii nu permite de a plasa un echipament interior. Prin urmare, aceste momente test avans.

Odată ce am ținut o conferință pentru 50 de participanți, și o oră după ce proprietarul spațiilor ne-a cerut să plece fără explicații. Ca rezultat, am petrecut multe ore cu participanții la parcul din apropiere, nu am găsit încă premise noi. Se pare că cu tine o astfel de situație nu se va întâmpla, dar este întotdeauna mai bine să aibă un plan „B“.

6. Distribuiți zona de responsabilitate.

Este foarte important de a distribui sarcinile între membrii echipei, nu numai în faza de pregătire, dar, de asemenea, în timpul evenimentului. Imprastiati responsabilitatea oamenilor din zonele. De exemplu, cineva responsabil pentru zona de înregistrare, unele reuniunii vorbitori, unele tehnici pentru cineva pentru catering, cineva pentru interacțiunea cu mass-media, etc. Fiecare ar trebui să aibă propria sa zonă, pe care doriți să controleze toate evenimentului.

Dă întreaga echipă un document cu repartizarea responsabilităților, astfel încât toată lumea știe cine să contactați cu orice întrebare.

Nu subestima timpul necesar pentru promovarea cu succes a evenimentului. Tipul de eveniment, publicul țintă, resursele interne și bugetul va determina modul de abordare de marketing. Alegerea partenerilor media, să se concentreze asupra celor care-l asociază cu publicul. Este mai bine să aibă niște parteneri, dar obiectivul decât pentru a vorbi despre un eveniment pentru toată lumea.

De asemenea, este important să se creeze un mesaj-cheie care va fi difuzat pe toate canalele. Asigurați-vă că transmite succint și cu acuratețe ideea evenimentului pentru publicul.

8. Fii atent la serviciu.

Asigurați-vă că echipa să urmeze regulile „Face Duck.“ Fii prietenos cu toți participanții, vorbitori și parteneri. Încercați să rezolve problema lor sau sub semnul întrebării și pentru a răspunde așteptărilor, chiar dacă vă simțiți obosit și ai totul merge conform planului. În cele din urmă, oamenii vor aminti exact cum au fost tratate și modul în care atmosfera creată, nu ceea ce a spus vorbitorul de la locul faptei.

9. Efectuați o verificare finală a zilei înainte de eveniment.

puteți face un anunț similar liste de control și pentru a verifica disponibilitatea în ziua evenimentului: totul a fost în loc, totul funcționează, totul merge conform planificării.

Asigurați-vă că pentru a imprima programul evenimentului, acesta va lăsa toți membrii echipei și voluntari. De asemenea, spune toate principalele numerele de contact pentru a comunica între ele sau, în cazul unei situații de urgență.

10. Cere feedback.

Indiferent de eveniment nu sunt organizate, să fie optimist și nu se tem de surprize, iar daca evenimentul va fi un succes!