Termenul de valabilitate a documentelor de personal - articole despre arhive, gestionarea documentelor, evidență -

Există reglementări stricte din partea legislației, care prevede anumite termenul de valabilitate a documentelor de personal. Această cerință a forțat serviciul personal de orice companie pentru a depăși tentația de a păstra doar cele mai importante și interesante documente. Dar aceasta este doar una dintre cele mai extreme. Există comportamentul opus atunci când departamentul de resurse umane angajații din teama de sancțiuni de către organismele de control începe să stocheze documente de personal cu termen de valabilitate expirat.

Legea cu privire la termenul de valabilitate a documentelor de personal

1. Legea „Cu privire la Arhiva în România»

Document Arhivistic - un purtător de material cu informații fixate conținute de acestea, care are detalii care permit ca el să fie identificat, și sunt păstrate din cauza importanței acestui sprijin și informare pentru cetățeni, societate și stat (paragraful 2 al articolului 3 din Legea privind arhivele ..).

2. Legile speciale

Pentru a clarifica specificul documentelor de personal de stocare nu sunt identificate în lista de ansamblu, aveți nevoie pentru a citi lista structurilor departamentale și nomenclatoare de cazuri exemplare.

3. Lista documentelor administrative tipice generate în cursul activităților organelor de stat, organisme de auto-guvernamentale locale și organizații, cu indicarea termenului de valabilitate

Documentul este format din 12 secțiuni care reflectă direcțiile de activitate ale organizațiilor și includ documentele care rezultă din documentația standard (aceeași pentru majoritatea organizațiilor) funcțiile de management - indiferent de specificul funcționale ale companiei, mărimea și forma de proprietate sale.

Numele cele mai comune tipuri de documente sunt plasate în lista de întrebări cu privire la gradul de importanță. Articolele au o singură numerotare continuă. La sfârșitul documentului oferă îndrumări cu privire la aplicarea listei.

Termenul de valabilitate a documentelor de personal

Termenul de valabilitate a documentelor specificate în programul aplicabil tuturor organizațiilor, indiferent dacă documentele sunt primite pentru depozitare în stare, arhive municipale sau nu. Dar există unele diferențe.

Temporare de personal documentele de timp de depozitare sunt comune tuturor organizațiilor.

perioadele de depozitare permanente utilizate de către agențiile de stat și municipale, care sunt recunoscute de surse de achiziție. Documentele acestor companii vin în arhive și în modul stabilit.

Organizațiile care nu sunt surse de achiziție, magazin documente permanent la domiciliu, până la momentul lichidării organizației.

Unele documente (caracter de reglementare și economică a proprietății și asupra rezultatelor operațiunilor și perspectivele organizației) de viață permanentă raft ar trebui să fie depozitate în organizații indiferent de proprietate, în cazul în care documentele lor nu sunt disponibile în arhivele de stat sau municipale. Acest lucru se datorează legii și importanța practică prelungită a acestor documente.

Ce înseamnă să nu mai este necesară marca?

Acest semn înseamnă că documentul este doar de o importanță practică. Prin urmare, durata de conservare este determinată de către organizația în sine. Cu toate acestea, nu poate fi mai mică de un an.

Ce înseamnă marca EPA?

EPA - expert și verificare al Comisiei - apare în lista unor tipuri de documente. Acest lucru înseamnă că o parte din această documentație poate avea o valoare științifică și istorică, și într-o ordine prescrisă de a fi transferate statului, arhivele municipale, sau stocate în organizație. Această marcă este utilizată în organizațiile de toate formele de proprietate, care sunt sursele de achiziție a arhivelor de stat și municipale. În plus, organizațiile non-guvernamentale se pot efectua stocarea permanentă a documentelor lor.

În conformitate cu alin. 3.1 din Ghidul privind lista de aplicații pentru organizarea și desfășurarea de lucru pentru a determina termenul de valabilitate, precum și selectarea documentelor pentru depozitare și eliminare trebuie să fie crearea unei comisii de experți. Membrii săi se numără, de obicei, cel mai calificat al principalelor departamente structurale, conduse de unul dintre angajații seniori ai companiei. Membru al comisiei de experți devine, de asemenea, reprezentantul instituției de arhivare (pentru organizațiile care sunt surse de recrutare), prin acord prealabil cu el.

Împreună cu serviciul de arhivă și evidență, comisiile de experți determina ordinea de selectare a documentelor pentru depozitare și distrugere, precum și organizarea valoarea de examinare a documentelor și de a supraveghea punerea în aplicare a acestuia. Valoarea expertizei - se referă la studiul pe baza documentelor criterii de valoare, în scopul de a determina termenul de valabilitate, precum și selectarea lor pentru a fi incluse în fondaRumyniya Arhive (paragraful 16 al articolului 3 din Legea privind arhivele ..).

Este posibil de a reduce sau de a crește termenul de valabilitate?

Conform p. 2.11 Linii directoare pentru utilizarea listei, reducând lista definită a perioadelor de stocare interzise. Creșterea documentelor de personal termenul de valabilitate este posibilă în cazurile în care acest lucru se datorează caracteristicilor specifice ale activităților organizațiilor.

Este posibil, în unele cazuri, pentru a distruge documente înainte de expirarea perioadei de valabilitate?

Distrugerea documentelor fără aprobarea prealabilă a stocurilor de autoritate de arhivare de stocare permanentă a documentelor (pentru organizațiile care transmit documente către stat și arhive municipale), precum și încălcarea termenului de stocare document este ilegală și se pedepsește în condițiile prevăzute de lege (alin. 3.11 din Ghidul privind lista de aplicații).

Care este responsabilitatea este prevăzută pentru încălcarea regulilor de valabilitate a documentelor de personal?

În conformitate cu art. 27 din Legea cu privire la arhive, persoane juridice, precum și persoanele autorizate și cetățeni care au fost găsiți vinovați de încălcarea legislației privind arhivele poartă răspundere administrativă, civilă și penală în condițiile prevăzute de legislația Federației Ruse.

La art. 13,20 KodeksaRumyniyaob infracțiuni administrative pentru încălcarea regulilor de depozitare, de achiziție, contabilitate și utilizarea documentelor de arhivă ar trebui să fie un avertisment sau impunerea unei amenzi administrative în domeniul de la 100 la 300 de ruble. pe cetățeni și de la 300 la 500 de ruble. pe funcționari.

Există o excepție în conformitate cu art. 13.25 Codului administrativ, potrivit căreia neîndeplinirea unei societăți pe acțiuni, un participant profesionist la piața valorilor mobiliare, societatea de administrare a fondurilor de investiții pe acțiuni, fonduri mutuale și fondul de pensii private sau un depozitar specializat al fondurilor de investiții pe acțiuni, fondul de investiții mutuale sau obligația de fond de pensii private să-și păstreze documentele, care sunt furnizate de legislația privind societățile pe acțiuni, Legea privind piața valori mobiliare, Pho de investiții rânduri și adoptate în conformitate cu ea acte normative și posesia, care este o necesitate, precum și încălcarea ordinii și condițiile de păstrare a acestor documente pasibilă de o amendă administrativă de 2.500 la 5.000 de ruble stabilite. pentru funcționari și 200 de mii. până la 300 mii. ruble pentru persoanele juridice.