Hârtiile în primele luni ale anului lucru

La începutul acestui an, secretarul trebuie să fie activă în mai multe direcții: să-și desfășoare activitatea în curs de desfășurare pentru a rezuma anul trecut si planifica activitatile (si colegii lor) pentru câteva luni în avans. Ceva s-ar putea dor ...

Să începem cu busteni

An după an, o reală și aceeași întrebare: dacă pentru a face noi jurnalele trebuie să documenteze, sau puteți păstra cele vechi? Raspuns: este nevoie. Numerotarea în noile reviste începe cu numărul 1, chiar dacă puține documente au fost înregistrate în revista de anul trecut. reviste vechi să fie neapărat „aproape“ (mai mult pe asta mai târziu).

Începe o nouă formă de înregistrare, trebuie să aveți în prima zi lucrătoare a anului.

După formularul de înregistrare necesar, vor fi create și lucrările la sfârșitul sărbătorilor lungi curge într-un ritm normal, va trebui să facă planificarea activităților sale pentru anul următor.

documente de planificare pentru managementul înregistrărilor se referă în principal la activitățile de arhivare, și anume Deoarece procesele care necesită participarea colegilor din alte departamente.

Primul document, care ar trebui să fie întocmit, - un plan pentru valoarea de examinare a documentelor (CE) (exemplul 1). Să ne amintim: scopul CE - revizuiește în mod constant documentele cu termen de valabilitate expirat de unități structurale și de a determina care urmează să fie distruse, precum și cele care termenul de valabilitate va fi prelungită. Atunci când se planifică este important să se aibă în vedere faptul că responsabil pentru actele în subdiviziunile va lua ceva timp pentru a pregăti documentele pentru examinare.

La finalizarea valorii de examinare a documentelor va fi, pe de o parte, o serie de documente care ar trebui să fie distruse, celelalte - lucruri care trebuie să fie luate în arhivă. De asemenea, nu se dispensa de planul de lucru: suntem responsabili pentru păstrarea înregistrărilor ar trebui să fie un timp pentru a pregăti cazul de predare, responsabil cu arhiva - pentru procesarea documentelor și asistență colegilor din alte departamente (Exemplul 2) de intrare.

Datele din planurile este mai bine să se specifice perioade (a se vedea. Exemplele 1 și 2), în scopul de a preveni eșecul lor, dacă cineva din membrii comisiei de experți va trebui să abordeze de urgență lor de locuri de muncă principal.

Planurile pentru examinarea valorii documentelor și a documentelor de transfer din arhivă sunt coordonate cu toți funcționarii relevante și aprobate de către conducătorul sau senior manager responsabil de procesele de gestionare a înregistrărilor.

„Închide“ anul trecut

• Jurnale. „Închidere“ înseamnă jurnalele:

1. creând o înregistrare finală;
2. spațiu revista pentru depozitare.

Intrarea finală se face în același mod, indiferent dacă pe suport de hârtie sau în format electronic, a fost realizat revista. Scopul său - pentru a captura, cât de multe documente au fost înregistrate în ultimul an revista.

Iată câteva exemple de intrări finale în diverse reviste de înregistrare, începând cu cele mai simple în Jurnalul de înregistrare a documentelor de intrare și se termină dislocate în Jurnalul de înregistrare e-mail.

Total: 53 276 documente primite.

Total înregistrați: 4789 documente administrative, inclusiv:
Comenzile pentru activitatea de bază - 1753;
ordinele - 3036.

Dispărută fără explicații 16 articole (15 - PR 1 - PE).

După ce creați totalurile jurnalele sunt plasate în depozit. reviste de hârtie pentru a trece arhiva este prea devreme - multe dintre ele sunt, probabil, nu va fi nevoie de încă timp în lunile următoare.

busteni electronic la înregistrarea finală nu este recomandată pentru a proteja parola de modificări neautorizate, și copiați-le pe suporturi externe. Puteți să-l lăsa în tine sau pentru a da arhiva - în funcție de normele interne ale organizației.

jurnalele electronice de imprimare nu sunt necesare. Acesta este un document electronic complet *. nu este nevoie să-l traducă în tipul de hârtie.

• Gama de cazuri. „Închidere“ nomenclatura afacerilor sugerează:

1. umplere o treime din coloana „Număr de articole“;
2. crearea înregistrării finale.

Coloana „Număr de articole“ umplute manual la acest exemplu, cazuri în nomenclatură (exemplul 3).

După determinarea cuantumului înregistrării finale la nomenclatura afacerilor articole create. Pentru a umple este necesar pentru a contoriza numărul de instituții în ultimul an, cazurile de termenul de valabilitate: distincte permanente, temporare (peste 10 ani) și temporare (10 ani), inclusiv. Separat sunt de asemenea luate în considerare și cazurile de trecere cu un semn de APE.

Numărarea ar trebui să fie făcut. mai degrabă decât o unitate de stocare a indicat mai devreme în nomenclatura afacerilor.

Completarea în ultima coloană a nomenclaturii de înregistrare finală a afacerilor, conținând numărul de cazuri „cu o marcă de EPA,“ ridică întrebări de obicei, cu toate că nu este nimic complicat despre asta. Misterios „EPC“ reprezintă „comitet de experți de screening-“. În cazul în care organizația este o sursă de Arhiva de Stat de achiziție, această comisie este de lucru cu arhiva. Dacă nu, este cineva cunoscut responsabil pentru stocarea documentelor persoanei al comitetului de experți al organizației - un grup de angajați competenți care iau decizia de a distruge documente sau prelungirea duratei de depozitare a acestora, după regulile stabilite expirat termenul. În cazul în care organizația nu este sursa de achiziție a arhivelor de stat și angajează comisie de experți, această înregistrare grafic rezumat va fi numit „marcate CE.“

Rezultatele calculelor sunt introduse manual în înregistrarea finală (exemplul 4).

Rămâne de a găsi tot

Când toate „închidere“, înregistrarea va fi format, este necesar să se rezuma rezultatele finale și de a face o declarație cantitativă cu privire la volumele de documente.

Cine și ce face? Mai întâi de toate - la un secretar sau un lucrător de birou. El trebuie să știe cât de multe documente în custodia sa. Acest lucru va nu numai competent pentru a construi un flux de documente, dar poate avea un impact asupra politicii de resurse umane a organizației, care este deosebit de important pentru companiile care hartiile este secretar al capului. Având datele privind volumul documentului, puteți calcula numărul de muncitori necesari pentru gestionarea sa, și du-te în condiții de siguranță la cap cu o cerere de asistenți.

În plus, volumul de document poate fi de interes și a condus organizația în pregătirea rapoartelor anuale către proprietarii de afaceri. În cele din urmă, aceste informații sunt utile pentru a optimiza procesele de afaceri ale organizației, pentru o varietate de activități de evaluare în multe alte cazuri.

Raport privind volumul documentului se face în formă liberă, în funcție de caracteristicile organizației și informațiile pe care compilatorul raportului vrea să obțină (exemplul 5).

Dacă este necesar, un raport similar este însoțit de nota analitică.

Am analizat principalele activități pe care un secretar sau funcționar ar trebui să aibă loc în primele luni ale anului de lucru în grădiniță. Evident, aceasta este o perioadă destul de ocupat, care necesită o atenție sporită și capacitatea de a trece de la un proces la altul. Capacitatea de a planifica munca si rezuma rezultatele sale - cheia pentru operațiunile de succes pe tot parcursul anului.

RO Kozhanova, un specialist în grădiniță și HR outsourcing