EPA că
1.1.3. Depozitarea documentelor
Pentru anumite tipuri de documente în mod tipic listă, împreună cu o indicație privind termenul de valabilitate a documentelor ștampilate cu „EPA“. Acest lucru înseamnă că unele dintre aceste documente ar putea avea o valoare științifică și istorică și ar trebui să fie lăsate pentru depozitare permanentă în întreprindere sau transferat la arhivele de stat și oraș. Acest marcaj este destinat utilizării de către organizațiile de toate formele de proprietate, care sunt surse de achiziție a arhivelor de stat și municipale. Abrevierea „EPC“ - este screening-ul de experți-corp de comision de arhivă, ceea ce face ca decizia finală privind admiterea documentelor de stocare de stat sau de distrugere.
Pentru organizarea muncii pentru examinarea valorii documentelor și pentru luarea deciziilor privind selectarea documentelor pentru depozitare și distrugere a documentelor cu termen de valabilitate expirat permanentă sau temporară în întreprindere pentru a crea o comisie permanentă de experți. care este un organ consultativ la manualul. Deciziile sale sunt înregistrate în procesul-verbal și acționează asupra distrugerii documentelor și intră în vigoare după aprobarea de către conducătorul întreprinderii. Documentele să nu fie primită în arhivele municipale și de stat, și după ce a expirat termenul de valabilitate în biroul personal al întreprinderii sunt distruse fără acordul autorităților de arhivă.
proprietar al societății este obligat să asigure păstrarea documentelor clasificate de către Arhiva Serviciul Federal România la componența Fondului Arhivistic al Federației Ruse.
Înainte de procesare afaceri atrage atenția asupra corectitudinea documentelor și caracterul complet al compoziției lor, adică. E. Sub rezerva verificării documentelor administrative, disponibilitatea toate detaliile necesare (date, cifre, semnături). În lipsa documentelor originale sunt înlocuite de copii certificate.
Pe termen lung de stocare de arhivare implică stocarea de 10 (sau mai mulți) ani. Aceasta include următoarele documente de Personal:
• comenzi (ordine) cu privire la personal;
• carte pentru personalul contabil;
• conturile personale ale salariilor lucrătorilor și a angajaților;
• documente personale nerevendicate ale angajaților (documentele de angajare, certificate, autorizații și altele.);
• Actele de accidente asociate cu executarea contractelor oficiale taxelor de muncă, care nu sunt incluse în dosarele personale;
• carduri de raport sau haine profesii periculoase.
• sistematizarea documentelor în cauză;
• depozit sau să acopere cazul;
• foaie de pregătire - martor caz;
• dacă este necesar - întocmirea unui inventar al documentelor interne.
Cazurile sunt formate de ani (cu excepția problemelor personale), documentele referitoare kodnomu subiect sunt grupate împreună. Cazul în componența sa nu trebuie să conțină mai mult de 250 de coli la o grosime nu mai mare de 4 cm.
Ordine, instrucțiuni și alte documente de personal administrativ în cazul sunt formate în cadrul aceluiași an calendaristic, în ordinea numerelor lor crescătoare în ordine cronologică (începând în cazul în care numărul de ordine 1) și aplicațiile asociate acestora. Documentele din fișierele personale sunt situate în care acestea sunt primite. În ordinea alfabetică a numelor de familie format carduri personale. contracte de muncă (acorduri), fișe de raportare și profesii periculoase utilaje.
documente de caz sunt depuse, întrepătrund în fir grosier patru puncție, astfel încât textul citește fluent. documente personale nerevendicate (certificate, documentele de angajare, carduri militare etc.) sunt puse într-un plic, care este depusă în cazul și oferă inventar suplimentar cu numerotare independentă.
La începutul fiecărui caz, plasat o foaie de hârtie, în cele din urmă, cazul foaie-martor, în care numere și cuvinte indică numărul de foi numerotate în cazul, existența numerelor lipsă și corectate, numărul de pagini de inventar intern al cazului. Toate cazurile Foi (cu excepția foaie martor și inventar intern) sunt numerotate cu cifre arabe în creion negru în colțul din dreapta sus al textului liber la fața locului. Separat numerotate foi de inventar documente interne.
Coperta Cazul se face în conformitate cu normele organizațiilor arhivelor și conține următoarele detalii:
• numele organizației (completă și abreviată), pe care compania a avut în timpul creării de documente de afaceri;
• unitatea structurală nume (complet);
• Indicele de redare (în conformitate cu nomenclatura din cazuri);
• perioada în care documentele de afaceri;
• numărul de foi în (transferate de pe placa martor al cazului);
• Perioada de valabilitate a cazului;
• arhiva caz cifru, care include numărul de fond, numărul de inventar, numărul de caz, numărul cutiei.
În cazul în care entitatea nu este sursa de achiziție a instituției de arhivă, numărul de stoc este atribuit conform listei compilate de către fișierul fondurile companiei și de contabilitate, care este documentul principal (în cazul a două sau mai multe fonduri).
numărul de inventar este alocat în fișa de organizare arhiva Fundației (care este, de asemenea, o arhivă de bază document contabil). Numărul fișierului corespunde cu numărul de inventar de afaceri. Numărul caseta este atribuit la formarea de cutii de carton într-un mod brut, după toate lucrările privind raționalizarea documentelor de personal, precum și aprobarea stocurilor la documentele de personal.
cifrurile archive mai întâi pus în jos creionul și după afacerile din anuale consolidate inventare partitionari afaceri privind personalul, aprobat de către comisia de experți a întreprinderii (sau fondul de arhivă corespunzător) - cerneală sau cerneală.
acopere cazurile menționate la arhivele întreprinderii, ar trebui să fie trase fără erori și corecturi, clare scrierii de mână, lizibil, pot fi etichetate direct pe capacul unității cu cerneală neagră.
În cazul lichidării documentelor de personal de întreprindere sunt transferate cesionarului, în lipsa acestora, în organizație sau organism superior. În cazul în care succesorul sau mamă organizații (agenții) nu sunt disponibile, stabilirea Arhivistic Serviciului Federal de măsuri de punere în aplicare pentru a asigura securitatea acestor documente. Răspunderea pentru neglijență, imprudență sau distrugerea intenționată a informațiilor istorice furnizate Cod penal. Ea poartă lucrătorul serviciului personal, dotat cu funcții organizatorice și administrative, precum și șeful companiei sau persoana responsabilă pentru siguranța tuturor documentelor companiei.